Nội quy lao động là sự cụ thể hóa những quy định chưa được thỏa thuận một cách rõ ràng trong hợp đồng lao động cũng như trong luật lao động và có giá trị bắt buộc áp dụng đối với người lao động và chủ sử dụng lao động khi xảy ra tranh chấp lao động. Nội quy lao động là cơ sở để người sử dụng lao động hiện thực hóa quyền quản lý của mình nói chung và đảm bảo kỷ luật lao động nói riêng. Đồng thời là căn cứ để xử lý kỷ luật đối với người lao động khi có những hành vi trái pháp luật tại nơi làm việc, gây tổn thất đến lợi ích doanh nghiệp.
Theo quy định pháp luật về lao động “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước về lao động cấp tỉnh”
Ngoài ra, pháp luật Việt Nam cũng đặt ra các chế tài dành cho người sử dụng lao động khi vi phạm quy định về nội quy lao động tại nghị định 95/2013/NĐ-CP:
“1. Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo công khai hoặc không niêm yết nội quy lao động ở những nơi cần thiết trong doanh nghiệp.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
- a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
- b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;
- c) Sử dụng nội quy lao động không được đăng ký hoặc đã đăng ký nhưng chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;
- d) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
- a) Xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động;
- b) Dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;
- c) Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động.”
Theo các quy định trên, việc xây dựng và ban hành nội quy lao động là một việc làm không thể thiếu và bắt buộc tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay, vấn đề ban hành cũng như xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy lao động tại các doanh nghiệp chưa thực sự được quan tâm, thường chỉ mang tính chất thủ tục hóa quy định pháp lý của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy vì không có nội quy lao động hoặc có nhưng không phát huy được vai trò, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với những rắc rối pháp lý vô cùng nghiêm trọng và thiệt hại rất lớn. Tình trạng các doanh nghiệp xử lý kỷ luật lao động trái quy định pháp luật do không ban hành hoặc không đúng với nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể là khá phổ biến.
Mặt khác, hiện nay phần lớn xảy ra những tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phần lớn lỗi thuộc về người sử dụng lao động do không thực hiện đúng quy trình xử lý kỷ luật lao động mà nguyên nhân chính là không có nội quy lao động hoặc có những quy định không rõ ràng, không dự liệu hết được các hành vi vi phạm tại doanh nghiệp cho nên không có cơ sở để xử lý kỷ luật. Vì vậy, để nội quy lao động mang tính ứng dụng và khả năng thực thi cao, khi xây dựng nội quy lao động thì sự tham vấn của các đơn vị tư vấn luật lao động uy tín là một phương pháp hữu hiệu và hết sức cần thiết. Và Công ty TNHH Tư Vấn Vạn Phúc Luật là một lựa chọn tốt để cho Doanhn nghiệp đặt niềm tin.
Để xây dựng nội quy lao động đúng quy định và trình tự của pháp luật Doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung sau:
- Nội dung quy lao động:
Doanh nghiệp có thể tự xây dựng Nội quy lao động phù hợp với doanh nghiệp mình và phù hợp với quy định của pháp luật lao động nhưng cần phải đảm bảo những nội dung sau đây:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.
- Trật tự tại nơi làm việc: Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động (trừ trường hợp thấy rõ nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, đe dọa nghiêm trọng tính mạng và sức khỏe của mình).
- An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: Trách nhiệm nắm vững các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; chấp hành biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tuân thủ nội quy, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động; sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.
- Bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ phải bảo vệ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Danh mục hành vi vi phạm, mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động; mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
- Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;
- Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;
- Nội quy lao động.
- Thủ tục đăng ký nội quy lao động:
- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, Doanh nghiệp nộp hồ sơ như trên cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.
- Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động.
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh có văn bản thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.
- Khi nhận được văn bản thông báo nội quy lao động có quy định trái với pháp luật, người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.
- Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.
- Hiệu lực: Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động.
- Người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm gửi nội quy lao động sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
- Trên đây là những quy định chung của pháp luật về tư vấn xây dựng nội quy lao động, tuy nhiên
Một lưu ý khác dành cho các doanh nghiệp như sau: Trong trường hợp người sử dụng lao động có thuê dưới mười người lao động không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động. Nếu người sử dụng lao động có ban hành nội quy lao động thì nội quy này không bắt buộc phải đăng ký với cơ quan nhà nước quản lý về lao động. Trường hợp không ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận nội quy kỷ luật, trách nhiệm vật chất và ghi nhận trong hợp đồng lao động để người sử dụng lao động có cơ sở xử lý kỷ luật lao động. Nếu hai bên không thỏa thuận được nội dung kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động không thể xử lý kỷ luật lao động đối với hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động.
Trên đây là toàn bộ quy định chung về điều kiện, trình tự, thủ tục xây dựng nội quy lao động. Tuy nhiên, từng Doanh nghiệp sẽ có những quy định về nội dung nội quy lao động riêng phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mình cũng như từng cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh sẽ có nhưng quy định riêng về thành phần hồ sơ cũng như trình tự thủ tục đăng ký nội quy lao động riêng phù hợp với tổ chức quản lý hoạt động của tỉnh mình. Mặt khác, thực tế quá trình xây dựng nội quy cũng như đăng ký Nội quy lao động tại các cơ quan nhà nước của các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian cũng như công sức .
Nhằm hỗ trợ và giúp đỡ khách hàng trong quá trình xây dựng nội quy lao động Công ty Luật Vạn Phúc có những dịch vụ cụ thể như sau:
- Tư vấn về điều kiện, trình tự, thủ tục xây dựng Nội quy lao động tại Doanh nghiệp;
- Soạn thảo Nội quy lao động;
- Soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ đăng ký Nội quy lao động Công đoàn cơ sở;
- Đại diện Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và nhận kết quả……
- Tư vấn, hỗ trợ giải quyết tranh chấp lao động xảy ra khi doanh nghiệp chưa có nội quy lao động.
Để được tư vấn cụ thể, chi tiết cũng như giải đáp mọi thắc mắc về vấn đề về xây dựng nội quy lao động vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.
Bài viết liên quan: