Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

5/5 - (6 bình chọn)

Các doanh nghiệp trước khi đầu tư chính thức vào Việt Nam lựa chọn giải pháp thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là an toàn. Với chi phí phí thành lập và duy trì hoạt động văn phòng ít tốn kém. Pháp luật Việt Nam hiện nay điều chỉnh về văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài gồm: Luật thương mại năm 2005 và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Với bài viết này chúng tôi sẽ giúp nhà đầu tư biết cơ bản về điều kiện, trình tự thủ tục, tài liệu cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Xem thêm bài viết: thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cách đặt tên Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện.

Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện.

mẫu giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Tài liệu cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của công ty nước ngoài;
Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất.
Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản).

Lưu ý: tài liệu tiếng nước ngoài cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật sang tiếng Việt Nam.

Thời gian xin cấp giấy phép thành lập lập văn phòng đại diện

Thủ tục xin cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được nộp tại sở công thương tỉnh thành phố nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Thời gian cấp giấy phép văn phòng đại diện là 15 ngày làm việc.

Công việc cần phải thực hiện sau khi được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Khắc dấu tròn của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài, thông báo mẫu dấu cho cơ quan công an có thẩm quyền. Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 2: Cấp Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài cho cục thuế tại địa phương. Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Bước 3: Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;

Bước 4: Các liên quan đến thuế, nhân sự của văn phòng

Kê khai thuế môn bài văn phòng đại diện. Mức thuế văn phòng đại diện 1.000.000 VNĐ/ năm.
Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu). Văn phòng đại diện phải làm báo cáo hoạt động hàng năm (theo mẫu) gửi và có xác nhận của Sở Công thương;
Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
Xin cấp giấy phép lao độngcho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Thời gian hoạt động của văn phòng đại diện

Giấy phép văn phòng đại diện có thời hạn 5 năm. Sau khi hết hạn cong ty nước ngoài được quyền gia hạn tiếp thời hạn giấy phép văn phòng đại diện.

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Quy định về quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

Nhiều quý khách hỏi chúng tôi người Việt Nam có được làm đại diện cho làm đại diện cho văn phòng đại diện công ty nước ngoài? Nếu bạn được ủy quyền hoặc được bổ nhiệm của ông ty mẹ tại nước ngòai làm người đứng đầu văn phòng đại diện thì bạn được phép làm người đứng đầu văn phòng đại diện.